eleventa te permite mantener un catálogo de productos que facilita la venta, el control de inventarios y la administración de tu negocio. Esto elimina la necesidad de recordar todos los códigos y precios de los productos en cada venta.
Además, eleventa genera un registro histórico detallado de todos los movimientos, disponible en los reportes de la plataforma.
En esta sección, aprenderás a administrar tu catálogo de productos. Para ingresar a este módulo, presiona la tecla "F3" en tu teclado o selecciona "Productos" en el menú principal de la pantalla.
En este artículo encontrarás información detallada sobre cómo:
Crear un producto
Al crear un nuevo producto se te solicitarán varios campos, la mayoría de ellos necesarios. Para avanzar más rápido después de introducir la información de algún producto nuevo, puedes presionar la tecla "Enter" o "Tab" para avanzar, o usar las flechas arriba/abajo de tu teclado para retroceder o avanzar.
► Para cada nuevo producto deberás de capturar los siguientes atributos:
● Código de barras: El primer paso es especificar el código de barras del producto. Puede ser el marcado en la etiqueta del producto o uno inventado por ti mismo (por ejemplo, puedes usar "TOM" para Tomate o algún código numérico). Puedes ingresarlo con un lector de código de barras (si cuentas con uno) o manualmente usando tu teclado.
● Descripción: El siguiente paso es especificar la descripción del producto. Te recomendamos que intentes limitar la descripción a menos de 30 caracteres y que especifiques la marca y la presentación del producto. En ocasiones, el mismo producto se repite solo cambiando el color, tamaño, etc. Si tienes activada la opción de productos precargados, la descripción del producto aparecerá automáticamente para facilitarte esta tarea. De todas formas, podrás modificarla si lo deseas.
● Tipo de venta En este paso, puedes elegir la manera en que se vende el producto. Existen las siguientes opciones:
▪ Por unidad o pieza: Esta es la forma habitual de vender cualquier mercancía en un negocio, por pieza o unidad. Al ingresar el producto en la pantalla de ventas, este se agregará directamente a la venta.
▪ A granel: Es cuando el producto puede variar dependiendo del peso, tamaño, volumen, etc. Esta opción es muy útil al vender frutas y verduras. Por ejemplo, al vender uno de estos productos, aparecerá una ventana solicitándote la cantidad a vender, lo que permite ingresar decimales, fracciones, etc. Opcionalmente, puedes conectar una báscula para que eleventa obtenga la cantidad directamente desde dicho dispositivo.
▪ Como paquete (kit): Es un producto virtual compuesto por otros productos previamente creados en tu catálogo. Es muy útil cuando creas paquetes para vender en conjunto, como por ejemplo un "Refrigerio" que podría incluir: 1 manzana, 1 jugo y 2 galletas. Para obtener más detalles sobre cómo configurar estos productos.
● Precios: En esta sección ingresarás la información relacionada con el precio del producto. Esta parte es crucial, ya que constituye la información esencial para la venta de tus productos y proporciona datos útiles en los reportes de ventas.
▪ Precio de costo: Es el costo de adquirir el producto para ti
▪ Ganancia: Esta es una configuración opcional que te permite calcular el precio de venta de manera más rápida. Indicas el porcentaje de ganancia que deseas agregar automáticamente a tus productos una vez que indicas el precio de costo. El resultado del precio de costo más la ganancia se ingresa automáticamente como el precio de venta. Si esta opción no está habilitada, este atributo no aparecerá al crear un producto.
▪ Precio de venta: Es el precio al cual venderás el producto a tus clientes
▪ Precio de mayoreo: Es opcional, pero es muy útil cuando deseas ofrecer un precio especial a clientes frecuentes o especiales
Importante: al ingresar el precio de costo, ingrésalo sin impuestos para que eleventa pueda calcular correctamente tu ganancia.
► Si lo deseas, puedes activar la opción "Deseo ingresar mis precios de venta con impuestos incluidos" en la configuración de impuestos. Una vez activada esta opción, podrás ingresar los precios de venta y al mayoreo como desees venderlos a tus clientes, y eleventa calculará automáticamente el precio antes de impuestos para facilitar el ingreso de tus precios.
► Departamento: El siguiente paso es especificar el departamento al cual pertenece el producto. Al hacerlo, podrás obtener reportes detallados para cada departamento, lo que te proporcionará información adicional sobre cuál departamento tiene más ventas, ganancias, etc.
Mientras estás en el campo, puedes hacer clic en el botón con la flecha para ver el listado de departamentos que has usado previamente, teclear uno nuevo o, si lo prefieres, hacer clic en el botón "Administrar Departamentos" para gestionar el catálogo de los mismos.
► Manejo de inventario: Al activar el uso de inventarios, puedes habilitar o deshabilitar el control de inventario por producto utilizando la casilla "Este producto SI utiliza inventario". Te recomendamos activar esta casilla para todos los productos, ya que te ayudará a controlar y monitorear tu inventario. Puedes optar por no utilizar el inventario desactivando esta casilla, especialmente para productos pequeños como chicles, dulces pequeños, etc., que no necesitan un control estricto.
Ingresa la existencia actual de inventario que tienes en tu negocio en unidades o piezas en donde dice "Hay", es importante que la cantidad sea correcta, ya que a partir de este dato se descontarán la cantidad del producto en cada venta, y te servirá de información para resurtir tus productos.
También podrás indicar la cantidad mínima y máxima de inventario con la que deseas contar en tu negocio.
● Mínimo: Conforme vayas vendiendo, la existencia o cantidad actual irá disminuyendo. Cuando la cantidad sea igual o menor que el mínimo que especifiques aquí, este producto se añadirá al reporte de productos bajos en inventario. Este reporte te ayudará a reabastecer tu mercancía.
● Máximo: Es muy útil para evitar comprar exceso de inventario para tus productos y así no gastar en productos que no se venden tan fácilmente o tan rápidamente.
► Impuestos: En esta pestaña podrás agregar los impuestos aplicables al producto. Es indispensable configurar esta información si emites facturas electrónicas. Podrás establecer cómo deseas que se apliquen los impuestos al crear productos y al agregarlos a una venta en el apartado de configuración de impuestos.
► Códigos para facturación CFDI (Solo México): En esta pestaña podrás configurar los códigos de producto y unidad de medida para el producto que estás creando. Para habilitar esta opción, es necesario configurar primero el módulo de facturación electrónica para México. Puedes ver detalladamente las diferentes opciones para configurar estos códigos haciendo clic aquí.
Una vez que hayas completado la configuración del producto, presiona el botón "Guardar Producto" para empezar a utilizarlo en tus ventas.
Modificar un producto
► Para modificar cualquier atributo de un producto existente en tu catálogo, presiona el botón "Modificar" en el menú del apartado de productos. Al hacerlo, aparecerá una pantalla para ingresar el código del producto que deseas modificar. Si no recuerdas el código, puedes buscarlo presionando la tecla "F10" o haciendo doble clic sobre el ícono del código de barras que aparece en el lado izquierdo.
Al hacerlo, aparecerá la pantalla de configuración del producto, similar a la que aparece al crear un producto nuevo, pero con la información actual del producto en pantalla. Realiza los cambios deseados y luego simplemente presiona el botón "Guardar Producto".
Eliminar un producto
► Al igual que en el apartado de modificar producto, aparecerá un recuadro para ingresar o buscar el producto que deseas eliminar.
Después, aparecerá una pantalla con la información resumida del producto que deseas eliminar. Presiona el botón "Eliminar este producto" para completar la instrucción en eleventa. Una vez eliminado, no podrás utilizarlo en tus ventas.
