Una vez que tengas listos tus proveedores, crea tu primera orden de compra. Para comenzar, accede al menú de "Compras".
Después, haz clic en "Órdenes de compra". Ingresa toda la información necesaria para facilitar el seguimiento y la administración de tus compras.
1. Compras sugeridas
En esta pantalla, revisa todos los productos con bajo inventario. Al principio verás muchos productos; no te preocupes, esto cambiará conforme definas y captures tus inventarios mínimos. eleventa permite buscar por departamento para facilitar la ordenación de productos.
● Selecciona los productos que deseas ordenar
● Decide si los envías a la Lista de compras o directamente a Órdenes de compra
Nota: Si no manejas inventarios, esta opción aparecerá deshabilitada.
2. Lista de compras
Imagina la "Lista de compras" como el carrito de compras del supermercado. Desde aquí puedes:
● Ingresar productos de varios proveedores y generar múltiples órdenes de compra
● Agregar productos de dos maneras:
1. Desde "Compras sugeridas"
2. Usando el buscador de eleventa. Haz clic en el ícono del código de barras y añade los productos que necesites
Nota: Presiona la tecla "F10" para mostrar el buscador de productos. Luego, selecciona el producto, elige un proveedor e indica la cantidad que deseas pedir. También puedes agregar un nuevo proveedor.
● Asigna un proveedor a cada producto; no es necesario que todos provengan del mismo
● Elige los productos que deseas pedir
● Asigna de forma masiva un proveedor a los productos agregados desde "Compras sugeridas". Selecciona los productos y haz clic en "Asignar proveedor"
3. Órdenes de compra
Consulta las órdenes generadas desde "Compras sugeridas" o "Lista de compras". También puedes generar una nueva haciendo clic en "Nueva orden de compra".
1. Al crear una nueva orden, selecciona el proveedor correspondiente o registra uno nuevo si es necesario
2. Haz clic en el ícono de código de barras e ingresa los productos
3. Cuando termines, haz clic en "Continuar con la orden de compra"
Después, elige entre:
● "Terminar y continuar"
● "Cancelar" si deseas seguir agregando productos
Si has terminado, haz clic en "Sí, terminar y enviar la orden".
Luego podrás:
● Guardar la orden para imprimirla y entregarla al proveedor
● Enviarla por correo electrónico si el proveedor tiene registrado un correo
Selecciona la opción que prefieras o haz clic en "Finalizar"
4. Recibir orden de compra
Cuando creas una orden, su estado cambia a "Enviada", lo que indica que el proveedor ya recibió la lista y estás esperando la mercancía. Cuando llegue:
1. Haz doble clic en la orden que deseas recibir
2. Haz clic en cada producto e ingresa la cantidad entregada y el precio final
3. Haz clic en "Aceptar" para cada producto
4. Cuando termines, haz clic en "Concluir recepción de pedido"
El estado de la orden cambiará a "Recibida".
Revisar entrada de mercancía
Al recibir una "Orden de compra", eleventa genera una entrada de mercancía que puedes consultar desde el menú "Inventario ➜ Reporte de movimientos".
Administrar proveedores
En la pestaña "Proveedores", administra tu directorio: crea, modifica o elimina proveedores. Consulta aquí cómo dar de alta uno nuevo.
Consultar el histórico de productos
Desde la pestaña Histórico, revisa el comportamiento de cada producto a lo largo del tiempo. Así podrás:
● Identificar si algún proveedor ha ofrecido mejores precios
● Consultar el último precio de costo registrado
