Crear tu Primera Orden de Compra
Una vez que tengas listos tus proveedores, procede a crear tu primera orden de compra. Luego, accede al menú de "Compras".
Luego, haz clic en "Órdenes de compra". Asegúrate de ingresar toda la información necesaria para facilitar el seguimiento y la gestión de tus compras.
1. Compras Sugeridas
En esta pantalla, revisa todos tus productos con bajo inventario. Al principio, verás muchos productos; no te preocupes, esto cambiará a medida que definas y captures tus inventarios mínimos. eleventa te permite buscar por departamento, facilitando la ordenación de los productos.
● Selecciona los productos que deseas ordenar
● Decide si los envías a la "Lista de compras" o directamente a "Órdenes de compra"
Nota: En caso de que no manejes inventarios, esta opción aparecerá deshabilitada.
2. Lista de Compras
Imagina la "Lista de compras" como el carrito de compras que usas en el supermercado. Desde aquí
● Ingresa productos de varios proveedores y crea múltiples órdenes de compra
● Agrega productos de dos maneras:
1. Desde "Compras sugeridas"
2. Usando el buscador de eleventa. Haz clic en el código de barras y agrega los productos que desees
Nota: En este módulo, presiona la tecla "F10" para mostrar el buscador de productos. Después de seleccionar el producto, elige un proveedor e ingresa la cantidad que deseas pedir. Desde aquí, también puedes añadir un nuevo proveedor si lo deseas.
Asegúrate de asignar un proveedor a cada producto; no es necesario que todos provengan del mismo proveedor. Escoge los productos que quieres pedir.
En esta pantalla, también puedes asignar de manera "masiva" un proveedor a los productos ingresados desde "Compras sugeridas". Selecciona tus productos y haz clic en "Asignar proveedor".
3. Órdenes de Compra
Aquí puedes ver las órdenes generadas desde "Compras sugeridas" o "Lista de compras". También puedes generar una nueva haciendo clic en "Nueva orden de compra".
● Al crear una nueva orden de compra, selecciona el proveedor al que se asignará la orden. Si lo prefieres, también puedes crear un nuevo proveedor
Verás que esta ventana muestra el número de orden y el nombre del proveedor en la parte superior. Para agregar productos a la orden de compra:
● Haz clic en el código de barras e incluye los productos deseados
● Cuando termines, haz clic en "Continuar con la orden de compra"
Aparecerá una nueva ventana en la que podrás elegir entre "Terminar y continuar" o "Cancelar" para seguir agregando productos. Si has terminado, selecciona "Sí, terminar y enviar la orden".
Al hacerlo, aparecerá una ventana en la que podrás:
● Guardar la orden para imprimirla y entregarla al proveedor
● Enviarla por correo electrónico si esa información se registró en la ficha del proveedor
Elige la opción que prefieras o haz clic en "Finalizar".
4. Recibir orden de compra
La orden que acabas de crear está en estado "Enviada", lo que indica que tu proveedor ya tiene tu lista y estás esperando la llegada de la mercancía. Cuando recibas la mercancía en tu tienda o tu proveedor, llegue con ella:
● Haz doble clic en la orden que vayas a recibir.
Debes indicar a eleventa qué mercancía has recibido:
● Haz doble clic en la orden de compra en estado "Enviada" que deseas recibir
● Haz clic en cada producto de la orden e ingresa la cantidad real entregada y el precio final proporcionado por el proveedor
● Si todos los datos son correctos, haz clic en "Aceptar" y continúa con el siguiente producto hasta completar toda la orden
● Una vez que hayas terminado con todos los productos, haz clic en "Concluir recepción de pedido"
El estado de la orden cambiará a Recibida
Revisar Entrada de Mercancía
Al recibir una "Orden de compra", se generará una entrada de mercancía que puedes revisar en el menú "Inventario ➜ Reporte de movimientos".
Administrar Proveedores
En la pestaña "Proveedores", administra tu directorio de proveedores (crea, modifica y elimina proveedores). Consulta aquí cómo dar de alta un proveedor.
Consultar el Histórico de Productos
En la pantalla "Histórico", consulta el comportamiento de un producto a lo largo del tiempo. Esto te permitirá revisar si un proveedor ha ofrecido un mejor precio o conocer el último precio de costo que te proporcionó un proveedor.
