Crea y administra órdenes de compra
Una vez que tengas listos tus proveedores, crea tu primera orden de compra. Para comenzar, entra al menú de Compras.
Después, haz clic en Órdenes de compra. Captura la información necesaria para dar seguimiento a tus compras y administrarlas fácilmente.
1. Revisa las compras sugeridas
En esta pantalla, revisa los productos con bajo inventario. Al inicio, es posible que veas muchos productos; no te preocupes, esto cambiará conforme definas y captures tus inventarios mínimos.
Para ordenar mejor la información, usa la búsqueda por departamento.
- Selecciona los productos que deseas ordenar
- Decide si deseas enviarlos a la Lista de compras o directamente a Órdenes de compra
Nota: Si no manejas inventarios, esta opción aparecerá deshabilitada.
2. Usa la lista de compras
Imagina la Lista de compras como el carrito del supermercado. Desde aquí puedes reunir productos de varios proveedores y generar una o varias órdenes de compra.
Agrega productos de dos formas:
- Desde Compras sugeridas
- Desde el buscador de eleventa. Haz clic en el ícono de código de barras y añade los productos que necesites
Nota: Presiona la tecla F10 para mostrar el buscador de productos. Después, selecciona el producto, elige un proveedor e indica la cantidad que deseas pedir. También puedes agregar un nuevo proveedor.
- Asigna un proveedor a cada producto; no es necesario que todos pertenezcan al mismo proveedor
- Selecciona los productos que deseas pedir
- Asigna de forma masiva un proveedor a los productos agregados desde Compras sugeridas. Para hacerlo, selecciona los productos y haz clic en Asignar proveedor
3. Genera una orden de compra
Consulta las órdenes generadas desde Compras sugeridas o Lista de compras. También puedes crear una nueva orden haciendo clic en Nueva orden de compra.
- Selecciona el proveedor correspondiente o registra uno nuevo, si es necesario
- Haz clic en el ícono de código de barras e ingresa los productos
- Cuando termines, haz clic en Continuar con la orden de compra
Después, elige una de estas opciones:
- Terminar y continuar, si ya agregaste todos los productos
- Cancelar, si deseas seguir agregando productos
Si ya terminaste, haz clic en Terminar orden y enviar.
Luego, selecciona cómo deseas finalizar la orden:
- Guarda la orden para imprimirla y entregarla al proveedor
- Envíala por correo electrónico si el proveedor tiene un correo registrado
- Haz clic en Finalizar si no deseas imprimirla ni enviarla por correo
4. Recibe una orden de compra
Cuando creas una orden, su estado cambia a Enviada. Esto indica que el proveedor ya recibió la lista y que estás esperando la mercancía.
Cuando llegue la mercancía, sigue estos pasos:
- Haz doble clic en la orden que deseas recibir
- Haz clic en cada producto e ingresa la cantidad entregada y el precio final
- Haz clic en Aceptar para confirmar cada producto
- Cuando termines, haz clic en Concluir recepción de pedido
El estado de la orden cambiará a Recibida.
5. Revisa la entrada de mercancía
Al recibir una Orden de compra, eleventa genera una entrada de mercancía. Puedes consultarla desde el menú Inventario ➜ Reporte de movimientos.
6. Administra tus proveedores
En la pestaña Proveedores, administra tu directorio de proveedores. Desde ahí puedes crear, modificar o eliminar proveedores.
Consulta cómo dar de alta un proveedor.
7. Consulta el histórico de productos
Desde la pestaña Histórico, revisa el comportamiento de cada producto a lo largo del tiempo. Esta información te ayuda a tomar mejores decisiones de compra.
- Identifica si algún proveedor ha ofrecido mejores precios
- Consulta el último precio de costo registrado
