Con esta función, podrás empezar a usar eleventa de manera muy rápida si es la primera vez que lo usas, o bien, copiar o modificar tu Catálogo de Productos de forma ágil mediante un archivo de Excel.
Para ingresar a este módulo, presiona la tecla "F3" en tu teclado o selecciona "Productos" en el menú principal de la pantalla.
En la nueva pantalla, haz clic en el botón "Importar".
1. Iniciará el asistente de importación, en esta primera pantalla que aparece puedes descargar el archivo de plantilla que necesitas para llenarla con los productos que deseas importar, o bien, haz clic aquí para descargarlo, para comenzar da clic en "Siguiente".
Importante: si tienes productos que se venden a granel y por unidad será necesario que hagas 2 archivos separados para cada tipo de venta y realizar este proceso con los 2 archivos, ya que eleventa solamente permite importar con la propiedad de solo un tipo de venta a la vez.
2. El siguiente paso consiste en ubicar el archivo de Excel el cual contiene tus productos, una vez que lo hayas localizado seleccionado presiona el botón “Siguiente”.
3. En este tercer paso, definiremos en que columnas de nuestro archivo de Excel se encuentran los datos necesarios para dar de alta cada producto: código, descripción, precio de costo, precio de venta, precio de mayoreo, departamento, cantidad en inventario, mínimo y tipo de venta. Opcionalmente, si utilizas el módulo de Facturación Electrónica y Compras, también podrás definir en el mismo archivo de Excel los impuestos y los códigos de facturación del SAT que se utilizan en México, así como el nombre del Proveedor de tus Productos.
Haz la relación entre las columnas de tu archivo de Excel y los datos del programa para generar el producto. Del lado izquierdo se encuentra el tipo de dato que necesitas localizar en el menú de la derecha para que el programa conozca de que columna debe de tomar los datos para guardar los datos correctamente en la base de datos.
En la imagen de arriba se encuentran enmarcados con diferentes colores los tipos de datos que debes configurar:
► En color anaranjado se encuentran los atributos generales del producto: código, descripción, costo, precio de venta, precio de mayoreo, departamento, proveedor (en caso de tener activo el módulo), cantidad de inventario, mínimo de inventario, inventario máximo y tipo de venta.
► En color verde están los atributos relacionados con la facturación electrónica. Estos deben ser elegidos cuidadosamente para que tus precios con impuestos no alteren los precios de venta que tienes, y para que los códigos relacionados con el tipo de producto y de categoría del SAT sean los correctos.
Adicionalmente, existen tres casillas muy importantes que debes considerar al momento de importar, ya que dependiendo de cuáles habilites, se modificará o no la información actual de tus productos. Estas son:
► Mis precios incluyen impuestos: Al marcar esta casilla, te aseguras de que al terminar la importación no se sumen impuestos al precio de venta al momento de vender algún artículo. Para que funcione correctamente, también debes tener configurada esta misma funcionalidad en el apartado de configuración de impuestos.
► Actualizar los productos cuyo código ya exista: Si no es la primera vez que importas un archivo de Excel o si ya tienes productos creados en tu base de datos, es muy posible que alguno de los productos en tu archivo de Excel ya exista en la base de datos. Al no marcar esta casilla, no se harán cambios en dichos productos. Al tenerla habilitada, se actualizarán con las propiedades que tienes en el archivo de Excel para esos productos.
► Actualizar el inventario del producto: Esta función es muy útil cuando solo quieres actualizar precios u otras propiedades sin modificar el inventario. Te recomendamos activar esta casilla solo cuando tu intención sea también actualizar el inventario actual del producto.
4. Si elegiste opciones que actualizarán información actual, al hacer clic en "Siguiente" aparecerá un mensaje de advertencia. Haz clic en "Sí, continuar actualizando mis productos" para seguir con el proceso de importación, o en "Cancelar" si deseas revisar algo más o cancelar este proceso.
5. Importar productos: Una vez que hayas especificado las columnas y sus valores, presiona el botón "Siguiente". Luego, el sistema comenzará a importar los productos, mostrando el avance en porcentaje. En caso de algún problema, se te informará en la ventana inferior, junto a la barra de avance.
