¿Cómo Configurar la Nómina de Tu Negocio Paso a Paso?

Te entendemos perfectamente, la nómina es un tema que suele dar dolor de cabeza. ¿Cuánto pagar? ¿Qué prestaciones ofrecer? ¿Cómo cumplir con el SAT y el IMSS? Entre muchas dudas más. Pero tranquilo, aquí te voy a guiar paso a paso, con ejemplos prácticos, recursos y recomendaciones que te ahorrarán tiempo y dinero.

Así que, si tienes una tienda pequeña y necesitas contratar a una cajera, un ayudante de piso o un encargado de inventario, ¡este blog es para ti! Vamos a hacer que la nómina sea tu aliada, no tu enemiga. 😊

Para que no se te escape nada, aquí tienes una lista rápida de los que vamos a ver a lo largo de este blog:

• Qué es la nómina y su importancia
• Pasos para configurar la nómina de tu negocio
• Define el salario y las prestaciones
• Elaborar un contrato laboral
• Calcular la nómina de tus empleados
• Emite recibos de nómina (CFDI)
• Consejos para llevar un control de nómina

📌 ¿Qué es la Nómina y Por Qué es Importante?

La nómina no es más que el registro de cuánto pagas a tus empleados, incluyendo su sueldo, prestaciones, bonos, y cualquier otro beneficio.

Pero no solo se trata de pagar, ¡es mucho más! Tener una nómina bien organizada te ayuda a:

• Cumplir con la ley y evitar multas
• Mantener contentos a tus empleados
• Tener un control claro de los gastos de tu negocio

Así que sí, la nómina es importante, aunque parezca un tema complicado. Pero aquí lo vamos a simplificar. 😉

✍🏻 Pasos para Configurar la Nómina de Tu Negocio

Paso 1: Registra a tus empleados ante el IMSS y el SAT

Lo primero que debes hacer es dar de alta a tus empleados en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y en el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Aquí registras a tus empleados para que tengan acceso a servicios de salud, incapacidades y otros beneficios.

• Documentos necesarios: CURP del empleado, RFC de la empresa, comprobante de domicilio.
• Cómo hacerlo: Ve a la página del IMSS y sigue las instrucciones.

Debes emitir recibos de nómina (CFDI) cada vez que les pagues; legalmente, se generan a través del SAT.

• Cómo hacerlo: Si no tienes tu e.firma (antes FIEL), ve a la página del SAT y obténla. Luego, usa el sistema del SAT para emitir los recibos.

¿Qué es el ISR y Cómo se Calcula?

El ISR (Impuesto Sobre la Renta) es un impuesto que se aplica sobre los ingresos de las personas físicas y morales. En el caso de los empleados, el ISR se calcula sobre su salario, y es responsabilidad del patrón (tú, como dueño del negocio) retenerlo y pagarlo al SAT.

En otras palabras, el ISR es una parte del salario de tus empleados que debes descontar y entregar al gobierno. Este impuesto se usa para financiar servicios públicos como educación, salud y seguridad.

¿Cómo se calcula el ISR?

El cálculo del ISR se basa en las tablas de retención de ISR que publica el SAT. Estas tablas tienen diferentes rangos de ingresos y porcentajes de retención, dependiendo del salario de cada empleado.

Pasos para calcular el ISR:

1. Determina el salario mensual del empleado:
   • Por ejemplo, si tu empleado gana $8,000 al mes, ese es su salario bruto.
2. Aplica las deducciones permitidas:
   • El salario bruto se reduce con deducciones como el seguro social (IMSS) y el subsidio para el empleo (si aplica).
3. Usa las tablas de ISR vigentes:
   • El SAT publica tablas de retención de ISR que indican cuánto debes retener según el salario del empleado.
4. Calcula el ISR a retener:
   • Aplica el porcentaje de retención que corresponde al salario de tu empleado.

¿Dónde puedes consultar las tablas de ISR?

El SAT publica las tablas de retención de ISR en su página oficial. Estas tablas se actualizan cada año, por lo que es importante que uses las más recientes.

• Página oficial del SAT
• Cómo encontrarlas:
  1. Ve a la página del SAT.
  2. Busca la sección de "Obligaciones" o "Retenciones".
  3. Descarga las tablas de retención de ISR para personas físicas.

Si no estás seguro de cómo usar las tablas, puedes usar la calculadora de ISR que ofrece el SAT en su página. Solo ingresas el salario de tu empleado y la calculadora te dice cuánto debes retener.

💼 Define el Salario y las Prestaciones

Aquí viene una de las partes más importantes: ¿cuánto pagar?

Define los Puestos y Responsabilidades

Antes de pensar en cuánto vas a pagar, necesitas tener claro qué trabajo va a hacer cada persona. Esto te ayuda a definir salarios justos y saber qué esperar de cada empleado.

Ejemplos de puestos:

• Tienda de abarrotes: Cajero/a, surtidor/a de estantes, encargado/a de almacén.
• Papelería: Atendedor/a de mostrador, organizador/a de material.
• Ferretería: Vendedor/a especializado, personal de carga.

Habilidades mínimas para cada puesto:

• Cajero/a: Buen manejo de efectivo, atención al cliente, uso básico de computadoras.
• Surtidor/a de estantes: Organización, rapidez, capacidad para cargar peso moderado.
• Vendedor/a especializado: Conocimiento básico del producto, habilidades de comunicación, orientación a resultados.

🫱🏻‍🫲🏼 Si tienes una tienda de abarrotes y necesitas una cajera para la mañana, otra para la tarde y un almacenista, define claramente sus funciones, por ejemplo:

• Cajera (mañana/tarde): Cobro en caja, manejo de efectivo, atención al cliente.
• Almacenista: Control de inventario, recepción de mercancía, organización del almacén.

Así puedes tener más claro a qué personal contratar y ahora sí, hablemos de dinero, para definir cuánto vas a pagar:

Establece un Salario Justo

1. Revisa el salario mínimo en México (esto es lo mínimo legal que puedes pagar por jornada de trabajo).
2. Investiga cuánto pagan negocios similares en tu zona.
3. Considera la experiencia del empleado, actividades y responsabilidades que tendrá.

Ejemplos de rangos salariales al 2025:

• Norte de México (Tijuana, Monterrey):
  • Cajero/a: $9,000 - $11,000 MXN/mes
  • Surtidor/a de estantes: $8,500 - $10,000 MXN/mes
  • Vendedor/a especializado: $12,000 - $15,000 MXN/mes
• Centro de México (CDMX, Querétaro):
  • Cajero/a: $8,000 - $9,500 MXN/mes
  • Surtidor/a de estantes: $7,500 - $9,000 MXN/mes
  • Vendedor/a especializado: $10,000 - $13,000 MXN/mes
• Sur de México (Mérida, Oaxaca):
  • Cajero/a: $7,000 - $8,500 MXN/mes
  • Surtidor/a de estantes: $6,500 - $8,000 MXN/mes
  • Vendedor/a especializado: $9,000 - $11,000 MXN/mes

💡 Tip: Consulta el salario mínimo vigente en el sitio oficial de la Comisión Nacional de los Salarios Mínimos (CONASAMI).

🫱🏻‍🫲🏼 Si contratas una cajera en Querétaro, podrías pagarle $8,500 MXN/mes, sumando un bono por puntualidad de $500 MXN. Para el almacenista, considerando su responsabilidad en el control del inventario, podrías ofrecerle $9,500 MXN/mes.

Define Beneficios y Prestaciones

Además del salario, en México hay prestaciones obligatorias por ley que debes dar a tus empleados:

• Inscripción al IMSS 🏥
• Aguinaldo 🎄 (mínimo 15 días de salario)
• Vacaciones y prima vacacional 🌴
• Infonavit y aportaciones al Afore

Pero si quieres que tu negocio sea más atractivo para buenos empleados (¡y mantenerlos contentos!), puedes ofrecer beneficios extra:

• Bonos por metas alcanzadas 💸
• Horarios flexibles ⏰
• Días libres adicionales
• Apoyo para transporte
• Vales de despensa
• Fondo de ahorro

Ejemplo: Un dueño de una ferretería ofrece un bono extra si se cumplen metas de ventas mensuales. Esto motiva al equipo y mejora las ventas. ¡Ganan todos! 🙌

📄 Elabora un Contrato Laboral

Un contrato laboral es un documento obligatorio y muy importante, ya que establece las condiciones de trabajo entre tú (el patrón) y tu empleado. Este contrato no solo te protege a ti como dueño del negocio, sino que también le da seguridad y claridad a tu empleado sobre sus derechos y responsabilidades.

¿Por qué es fundamental tener un contrato laboral?

1. Evita malentendidos: Un contrato claro evita confusiones sobre el salario, horarios y funciones.
2. Cumplimiento legal: En México, la Ley Federal del Trabajo exige que los empleados tengan un contrato por escrito.
3. Protege a ambas partes: Si surge algún conflicto, el contrato sirve como prueba de lo que se acordó.

¿Qué debe incluir un contrato laboral?

Aquí te explico los puntos clave que no pueden faltar en un contrato laboral:

1. Datos del empleador y del empleado:
   • Nombre completo de tu negocio (o tu nombre si eres persona física).
   • Nombre completo del empleado.
   • Dirección de tu negocio.
2. Puesto y funciones:
   • Describe el puesto (por ejemplo, "cajera", "ayudante de piso" o "encargado de inventario").
   • Especifica las funciones principales (por ejemplo, "atender a los clientes, manejar la caja registradora, organizar el inventario").
3. Salario y forma de pago:
   • Indica el salario bruto (por ejemplo, $8,000 al mes).
   • Especifica cómo se pagará (efectivo, transferencia bancaria, etc.) y cada cuándo (quincenal o mensual).
4. Horario de trabajo:
   • Define el horario (por ejemplo, "lunes a viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m.").
   • Si hay horas extras, aclara cómo se pagarán.
5. Prestaciones:
   • Menciona las prestaciones obligatorias por ley:
     • Aguinaldo (15 días de salario por año).
     • Vacaciones (12 días el primer año, aumentando progresivamente).
     • Prima vacacional (25% del salario correspondiente a los días de vacaciones).
     • Seguro social (IMSS).
6. Duración del contrato:
   • Especifica si el contrato es por tiempo determinado (por ejemplo, 6 meses) o indeterminado.
   • Si es por tiempo determinado, aclara si se renovará automáticamente o no.
7. Confidencialidad y no competencia (opcional):
   • Si es necesario, incluye una cláusula de confidencialidad para proteger la información de tu negocio.
   • También puedes agregar una cláusula de no competencia, que impida al empleado trabajar con la competencia durante un tiempo después de dejar tu negocio.

Ejemplo de contrato laboral:

Aquí tienes un ejemplo completo que puedes descargar y adaptar a tus necesidades.

¿Qué pasa si no haces un contrato laboral?

No tener un contrato laboral puede traerte problemas, como:

• Multas del IMSS o el SAT: Si no puedes demostrar que tienes un contrato con tus empleados, podrías enfrentar sanciones.
• Demandas laborales: Si un empleado decide demandarte, será más difícil defenderte sin un contrato.
• Confusión sobre las condiciones de trabajo: Sin un contrato, puede haber malentendidos sobre el salario, horarios o funciones.

🧮 Calcula la Nómina de tus Empleados

Aquí tienes un ejemplo simple para calcular la nómina de tu tienda:

1. Sueldo base mensual de la cajera (antes de impuestos): $8,500 MXN
2. Bono de puntualidad: $500 MXN
3. Aguinaldo proporcional: $354 MXN (15 días de sueldo al año / 12 meses)
4. Cuota patronal del IMSS: $200 MXN
5. Impuesto sobre la renta: $651 MXN

Total a considerar por cada cajera: $8,500 + $500 + $354 + $202 + 651 = $10,207 MXN/mes

🧾 Emite Recibos de Nómina (CFDI)

Cada vez que pagues a tus empleados, debes emitir un recibo de nómina digital (CFDI) a través del SAT.

Te recomiendo visitar la página del SAT para aprender cómo hacerlo.

Ejemplo práctico: Si tienes una mercería con dos empleados, debes emitir un recibo de nómina para cada uno cada quincena.

📊 Lleva un Control de la Nómina: Consejos prácticos para administrar la nómina en negocios pequeños

Administrar la nómina en un negocio pequeño puede parecer complicado. Para no perderte, lleva un registro detallado de los pagos, deducciones y prestaciones de tus empleados. A continuación te doy los consejos que te convertirán en el patrón más cumplido.

✅ Mantén un fondo exclusivo para la nómina

Uno de los errores más comunes es mezclar el dinero de la nómina con otros gastos del negocio. Esto puede llevarte a quedarte sin liquidez cuando llegue el momento de pagar a tus empleados.

• Abre una cuenta bancaria separada solo para la nómina.
• Calcula cuánto necesitas cada mes para pagar salarios, prestaciones y deducciones, y asegúrate de tener ese dinero disponible.

✅ Usa herramientas sencillas para llevar el control

No necesitas ser un experto en contabilidad para administrar la nómina. Hay herramientas sencillas que te pueden ayudar a llevar un control eficiente.

• Excel: Puedes crear una hoja de cálculo con columnas para el salario bruto, deducciones (ISR, IMSS) y salario neto.
• Software de nómina: Programas como Contpaq, Aspel o Facture te permiten calcular la nómina automáticamente y generar recibos de pago.
• Aplicaciones en línea: Herramientas como Zoho Payroll o QuickBooks son fáciles de usar y te ayudan a gestionar la nómina desde tu celular o computadora.

✅ Capacita a tus empleados sobre su pago

Muchos problemas surgen porque los empleados no entienden cómo se calcula su salario neto o qué deducciones se les aplican.

• Explica a tus empleados cómo se compone su salario (salario bruto, deducciones, salario neto).
• Entrégales un desglose de su pago que cada quincena o mes, para que sepan cuánto se les descuenta y por qué.

Ya te mostré más arriba como hacer ambas cosas.

Ejemplo práctico: Si tu cajera gana 8,000 al mes, pero después de las deducciones (ISR, IMSS), su salario neto es de $7,100. Esto evitará malentendidos.

✅ Mantente al día con las obligaciones fiscales y laborales

Las leyes fiscales y laborales en México cambian con frecuencia, especialmente en temas como el salario mínimo, las tablas de ISR o las cuotas del IMSS.

• Revisa regularmente las actualizaciones del SAT y el IMSS.
• Suscríbete a boletines o sigue páginas oficiales en redes sociales para estar informado.

✅ Automatiza los procesos de nómina

Si tu negocio está creciendo y tienes varios empleados, puede ser útil automatizar los procesos de nómina para ahorrar tiempo y evitar errores.

• Usa software de nómina que te permita calcular salarios, generar recibos y hacer declaraciones al SAT de manera automática.
• Configura recordatorios para las fechas clave, como el pago de la nómina o la presentación de declaraciones.

Ejemplo práctico: Si tienes una ferretería con cinco empleados, un software de nómina puede ayudarte a calcular los pagos en minutos y generar los recibos de nómina (CFDI) sin complicaciones.

✅ Revisa y actualiza los datos de tus empleados

Es importante mantener actualizados los datos de tus empleados, como su dirección, CURP, RFC y número de seguridad social.

• Pide a tus empleados que te informen si cambian algún dato personal.
• Actualiza la información en el IMSS y el SAT cuando sea necesario.

Ejemplo práctico: Si tu ayudante de piso cambia de domicilio, asegúrate de actualizar su información en el IMSS para que no haya problemas con sus prestaciones.

✅ Planifica las prestaciones con anticipación

Las prestaciones como el aguinaldo y las vacaciones pueden representar un gasto importante para tu negocio, especialmente si no las planificas con anticipación.

• Calcula cuánto necesitarás para pagar el aguinaldo y las vacaciones de tus empleados.
• Guarda una parte de tus ingresos cada mes para cubrir estos gastos cuando llegue el momento.

Configurar la nómina de tu negocio no tiene que ser complicado si sigues estos pasos. Recuerda que una nómina bien organizada no solo te ayuda a cumplir con la ley, sino que también mantiene a tus empleados felices y motivados.

Si tienes dudas, no dudes en buscar asesoría profesional. ¡Y no olvides que tu negocio es uno de los negocios rentables en México que puede crecer mucho con una buena administración! 💼✨