Top 5 Mejores Prácticas para Administrar Tu Negocio

1. Establece Reglas de Trabajo para Tu Negocio

Establecer reglas de trabajo claras y concisas es esencial para el funcionamiento fluido de tu negocio y un ambiente de trabajo armonioso, especialmente en un espacio reducido como una tienda pequeña. Aunque a veces pueden parecer restrictivas, las reglas son indispensables para ser productivos.

Antes de establecer reglas, te recomendamos primero tener claro cuales son los objetivos y valores de tu negocio, ya que las reglas deben alinearse con estos.

Las reglas deben ser comunicadas de manera clara y accesible para todos los miembros de la organización. Utiliza reuniones, manuales o cualquier otro medio de comunicación que se adapte mejor a tu negocio para garantizar que todos comprendan las reglas y sus implicaciones.

También, es importante conocer las consecuencias de manera clara y específica de lo que puede suceder cuando las reglas no se llevan a cabo. Esto ayudará a mantener la disciplina y la responsabilidad dentro de tu negocio.

Al definir las reglas para tu negocio te recomendamos permitir cierta flexibilidad para adaptarse a situaciones inesperadas o casos particulares, realizar revisiones periódicas, y si tienes empleados, reconocer y recompensar a aquellos que cumplan y excedan las reglas establecidas.

¡Aquí te dejamos algunas reglas como ejemplo!

1. Puntualidad: es indispensable llegar a tiempo para asegurar un flujo adecuado de las operaciones
2. Respeto: trata a colegas, clientes y proveedores con cortesía y tolerancia en todo momento
3. Honestidad: actúa siempre con integridad. Si cometes un error, reporta y busca solucionarlo
4. Presentación Personal: usa vestimenta acorde y de manera adecuada, y asegúrate de mantener una buena higiene y presentación
5. Limpieza: mantén tu área de trabajo limpia y organizada. Devuelve los artículos a su lugar después de usarlos o si los ves desacomodados
6. No usar el Teléfono móvil: evita el uso del teléfono móvil durante el horario de trabajo, a menos que sea por razones laborales
7. Atiende a los Clientes: prioriza siempre las necesidades del cliente. Si tienes dudas, pregunta o busca ayuda
8. No Comer o Beber: evita comer o beber en áreas de trabajo o venta. Utiliza áreas y horarios designados para ello
9. Reporta Problemas: si notas algo fuera de lo común o dañado, repórtalo inmediatamente a tu supervisor
10. Confidencialidad: no compartas información confidencial de la tienda o de los clientes
11. No Fumar, Ni Consumir Bebidas Alcohólicas: prohibido fumar o ingerir bebidas alcohólicas dentro de las instalaciones de la tienda
12. Seguridad Primero: utiliza el equipo de seguridad proporcionado y sigue las normas de seguridad e higiene en todo momento para cuidar la salud de los clientes
13. Mantente Profesional: evita chismes o discutir temas personales o de la tienda en el área de trabajo
14. Turnos y Descansos: respeta los horarios de trabajo, descansos y días libres de tus compañeros
15. Sugerencias: si tienes ideas para mejorar, compártelas. La opinión de todos es valiosa.

Recuerda constantemente explicar la razón detrás de cada regla, para que todos comprendan y recuerden su importancia y así estén más dispuestos a seguirlas.

Además, procura tener estas reglas en un lugar visible, dónde todos los que trabajan en el negocio las puedan ver.

Si bien, el contar con reglas en tu tienda te ayuda a mantener un ambiente de trabajo en armonía y eficiente, la siguiente práctica te ayudará a alcanzar tus ganancias deseadas.

2. Define cuál es tu Margen de Utilidad

El margen de utilidad es una métrica clave que indica la viabilidad y rentabilidad de cualquier negocio. Conocer tu margen de utilidad asegura que tus ingresos superen tus costos permitiéndote generar ganancias identificar ineficiencias, mejorar tu flujo de caja, y tomar decisiones informadas sobre precios, costos y estrategias comerciales.

El margen de utilidad lo puedes calcular dividiendo la utilidad neta por las ventas totales, y multiplicando el resultado por 100. La fórmula es la siguiente:

Margen de utilidad = (Utilidad neta / Ventas totales) * 100

La utilidad neta se refiere a los ingresos después de restar todos los gastos, incluyendo costos de producción, salarios, impuestos y otros gastos operativos.

Si no conoces tu margen de utilidad, corres el riesgo de establecer precios incorrectos para tus productos, esto puede llevar a pérdidas monetarias, perder ventas al ofrecer precios poco competitivos, estar operando en números rojos sin darte cuenta y potencialmente, llevar al fracaso de tu negocio.

¿Cómo contar con un Margen de Utilidad Óptimo?

Para mantener un margen de utilidad saludable, asegúrate de tener esta métrica por encima de un porcentaje que te sea cómodo y definido por ti (este porcentaje puede variar según la industria, el tipo de negocio o nuestras expectativas).

En general, se considera que un margen de utilidad del 10% o más es saludable, pero hay negocios que manejan márgenes de utilidad muy elevados. Si tu margen de utilidad es demasiado bajo, es posible que debas modificar tus precios, reducir costos o buscar formas de mejorar la eficiencia operativa.

Conocer y controlar el margen de utilidad es esencial para el éxito y la rentabilidad de cualquier negocio. Calcula tu margen de utilidad regularmente y úsalo como una guía para gestionar tu negocio de manera más efectiva.

Recuerda que un margen de utilidad saludable es clave para enfrentar imprevistos, y nos ayuda a que nuestro negocio pueda crecer sanamente.

La siguiente práctica en el Top 5 puede ayudarte a facilitar el cálculo y mejorar tus márgenes de ganancia.

3. Invierte en Herramientas que te ayuden a Mejorar tu Productividad

Las empresas exitosas invierten en herramientas y tecnologías que les ayudan a reducir el tiempo dedicado a tareas, minimizar errores y agilizar los procesos comerciales y de venta, lo que a su vez aumenta la eficiencia y la rentabilidad.

Nosotros te recomendamos nuestro punto de venta eleventa. Esta es una herramienta que te ayuda a agilizar tus ventas, facturar de manera rápida, vender recargas, pines y tarjetas electrónicas, llevar el control de tu inventario, contar con distintos tipos de reportes, ver tus ventas en vivo desde nuestra App, entre muchas otras cosas más.

Adicionalmente también te recomendamos que poco a poco vayas incluyendo las herramientas que puedan ser de ayuda para tu negocio, nuestro software eleventa lo puedes utilizar ¡Gratis por 100 días!, y es compatible con cualquier computadora windows.

Otras herramientas que te pueden ser de mucha utilidad para agilizar tus ventas, dar confianza a tus clientes y organizar tu efectivo son: cajón de dinero, báscula, impresora de tickets y scanner. Recuerda que todos estos dispositivos son compatibles con eleventa.

Sin duda todos los negocios tienen necesidades diferentes y por lo tanto requieren herramientas distintas, por lo cual te aconsejamos que cada que sea posible pruebes los productos (de software) antes de comprarlos para verificar que sea lo que tu negocio necesita; y en el caso de dispositivos busca referencias de conocidos.

4. Gestiona tus Inventarios

El manejo eficiente del inventario es crucial para cualquier negocio, independientemente de su tamaño o industria. La gestión adecuada del inventario implica mantener un equilibrio óptimo entre la demanda del cliente y el suministro disponible. Esto incluye monitorear los niveles de existencias, prever la demanda futura, realizar pedidos y reabastecimientos a tiempo, y garantizar la rotación adecuada de los productos perecederos.

La implementación de un sistema de gestión de inventario confiable y preciso ayuda a evitar la falta de existencias o el exceso de inventario, lo que puede conducir a pérdidas financieras y a una mala experiencia del cliente.

Para implementar un sistema de gestión de inventario, sigue estos pasos:

1. Analiza tus necesidades: determina qué tipo de productos o materiales necesitas gestionar, la cantidad que manejas y los procesos actuales de manejo de inventario
2. Crea un inventario inicial: lleva a cabo un inventario físico de todos tus productos o materiales para establecer una línea base en tu sistema de gestión. Registra la cantidad y ubicación de cada elemento.
3. Establece un proceso de registro: genera un proceso para registrar todas las entradas y salidas de inventario. Esto puede incluir la creación de una hoja de registro o el uso de códigos de barras para escanear los productos.
4. Actualiza regularmente el inventario: mantén tu inventario actualizado registrando todas las compras, ventas y movimientos de inventario. Asegúrate de reflejar cualquier cambio en la cantidad y ubicación de los productos.
5. Realiza revisiones periódicas: monitorea regularmente tu inventario para asegurarte de que tu sistema de gestión de inventario esté funcionando correctamente. Compara los registros en tu sistema con el inventario físico para identificar y corregir discrepancias.
6. Analiza tu información y toma decisiones basadas en esta: utiliza la información que te generan las revisiones que haces periódicamente para analizar las tendencias de ventas, pronosticar la demanda y tomar decisiones informadas sobre reabastecimiento y gestión del inventario
7. Realiza mejoras continuas: a medida que utilices el sistema de gestión de inventario, identifica áreas de mejora y haz ajustes según sea necesario. Mantén un enfoque continuo en la optimización de tus procesos de inventario para maximizar la eficiencia y reducir los errores.

eleventa también cuenta con gestión de inventarios, donde es muy fácil y sencillo llevar el control de tu inventario, solo tienes que 1. Ingresar tus productos > 2. Registrar tus entradas y salidas > 3. Recibir alertas y reportes de tus productos.

5. Traza Objetivos Pequeños

Establecer objetivos es una parte fundamental de cualquier negocio exitoso. Sabemos que los objetivos demasiado amplios o ambiciosos pueden ser desmotivar y desalentadores cuando no se alcanzan. Te sugerimos siempre trazar objetivos pequeños y alcanzables a corto plazo, ya que al lograrse proporcionan una sensación de logro constante y mantienen el impulso de tu negocio.

Para facilitar la planeación y ejecución de tus objetivos, puedes utilizar la metodología SMART (por sus siglas en inglés). Describe tus objetivos como sigue:

• Específicos, de manera clara y sin ambigüedades
• Medibles, con números para que te des cuenta si se logró o no
• Alcanzables, puede ser conseguido o logrado con el esfuerzo o los recursos disponibles
• Realistas, que no sea un sueño inalcanzable
• Oportunos, en el momento más adecuado y con el tiempo suficiente

Aquí te dejamos algunos ejemplos:

• Aumentar las ventas en un 10% durante el primer mes
• Ampliar el inventario de productos saludables en un 20% en dos meses
• Incrementar el número de clientes semanales en un 15% en tres meses
• Mejorar la eficiencia del proceso de compra y pago en un 20% en un mes
• Implementar un programa de fidelidad y retener al menos al 30% de los clientes existentes en seis meses

Alcanzar este tipo de objetivos que son más pequeños también puede ayudar a identificar áreas de mejora y brindar retroalimentación inmediata sobre el progreso y éxito de tu negocio.

¡Implementa estas Prácticas Hoy Mismo!

Al implementar estas y otras prácticas de manera consistente, puedes aumentar tu eficiencia, tu rentabilidad y la satisfacción de tus cliente en tu negocio, y lo mejor de todo es que eleventa te puede ayudar a implementar estas actividades de forma muy sencilla y de manera gratuita.

¡Comienza a implementar estas prácticas con eleventa hoy mismo y administra con éxito tu negocio!