¿Cómo Administrar una Tienda de Abarrotes?

Si estás próximo a abrir tu tienda de abarrotes, conocer cómo tener una correcta administración te ayudará a no ser parte de la estadística. Ahora bien, si ya tienes un negocio operando y te encuentras en un momento crítico, utiliza estas recomendaciones para hacer una pausa en la manera en la que usualmente operas tu tienda y vuelvas a empezar, pero esta vez con más sabiduría y cautela, aprendiendo del error.

De acuerdo con el Instituto de Emprendimiento Eugenio Garza Lagüera (IDE), una razón de fondo que hunde los proyectos es la incapacidad para sobrellevar el fracaso. Sabemos que sacar adelante un negocio requiere planeación, disciplina, esfuerzo y sacrificios. Las siguientes reflexiones te ayudarán a prosperar en tu negocio.

Dueño, administrador y pieza clave de tu negocio

Como emprendedor, vas a llevar mucho peso sobre tus hombros. Los dueños de las tiendas de abarrotes supervisan las operaciones diarias. Están a cargo de todos los aspectos de la administración, incluida la supervisión del personal, el inventario y el seguimiento de las finanzas.

Como dueño de un negocio, está a tu cargo la contratación y capacitación de nuevos empleados, supervisar su trabajo y realizar un seguimiento del inventario. También necesitas tener buenas relaciones con los clientes y proveedores. Es posible que incluso debas cubrir otros puestos cuando falten empleados durante los turnos.

Además, deberás conocer perfectamente los productos que vendes. Serás responsable de manejar las finanzas y de publicitar tu tienda. También de asegurarte de que tu personal está debidamente capacitado. Más importante aún, tendrás que ser capaz de hacer malabarismos con múltiples prioridades de forma rápida, eficiente y tranquila. ¡Es una labor admirable!

Imagina este escenario:

Un empleado se cortó la mano y requiere atención médica. El mismo día, un cliente se resbaló y resultó herido porque no detectaron que había agua en el piso. Otro cliente intentaba devolver una compra en mal estado. Y, como cereza del pastel, el verificador sanitario acudió a tu tienda a realizar una inspección debido a una queja.

Si eso sucediera en tu tienda, ¿qué harías?, ¿cómo priorizaría esos temas?, ¿te derrumbarías por el estrés o te enojarías y arremeterías contra quienes te rodean?

Como dueño de un negocio debes estar tranquilo y saber actuar bajo presión en todo momento. Esto se va adquiriendo conforme a la experiencia, pero siempre ayuda el darte el tiempo para aprender.

Pero seamos honestos, no comenzaste un negocio porque te apasiona el papeleo y gestionar conflictos. Aun así, en la administración de pequeñas empresas es una parte esencial del funcionamiento y puede tener un impacto real en tu rentabilidad saber resolver asertivamente los conflictos del día a día.

Para ayudarte con estas tareas, hemos elaborado esta sencilla guía de administración en la que puedes basarte.

5 claves para la administración exitosa de una tienda de abarrotes

¿En qué se basa la administración de una pequeña empresa? Se refiere a una variedad de tareas de mantenimiento de registros que las empresas deben completar.

En el nivel más básico, la administración empresarial se trata de estar al tanto del dinero que ingresa y sale de la empresa y mantener registros en forma de facturas, recibos y estados de cuenta bancarios.

Algunas de estas tareas son una obligación fiscal si eres propietario de un negocio, pues estás obligado a pagar impuestos. No hacerlo podría resultar en multas.

Otras tareas de administración empresarial no son obligatorias, pero pueden hacer que tu negocio funcione de manera más eficiente. Estas son las cinco claves del éxito de tu negocio:

1. Profesionaliza las tareas de administración

Si te parece tedioso, aburrido y sin sentido llenar formularios y hojas de Excel para los registros de ingresos, egresos e inventario de tu negocio, porque tienes una memoria de fotografía, o para ti tener papelitos escritos por todos lados es el mejor método de recordar la información importante, estás cayendo en el error más común de los principiantes.

Anotar en papel y lápiz es una buena idea para tener a la mano la lista del súper, o recordar lo que debes comprarle a tus hijos en la papelería, pero no para administrar tu negocio. La buena noticia es que actualmente existen útiles softwares para la automatización de algunas de tus tareas, lo que te ahorrará tiempo y te permitirá tener siempre a la mano un informe en tiempo real de tu negocio. Además, estas herramientas digitales mantienen a salvo tu administración.

Imagínate si tu tienda se inunda o sufre un robo en la que pierdes toda esa información escrita. Tenerlo de manera digital y en la nube también te permite acceder a ella de manera remota. Con un software de administración como eleventa punto de venta, a través de la app pulso eleventa, puedes tener acceso a reportes como:

• Estadísticas de ventas

• La cantidad de ganancias que estás obteniendo

• Te ayuda a tomar mejores decisiones de compra de inventario, ya que sabes perfectamente cuál es tu disponibilidad y ritmo de ventas por producto

No te gustaría saber ¿qué día de la semana es el que más vendes?, ¿cuál es la época en la que más latas de atún se compran? Tener información como esta es muy valiosa para una gestión eficiente. Ya lo sabes, herramientas como eleventa son útiles para la gestión eficiente de tu negocio.

2. Agiliza el pago de tus clientes

No solo la variedad de productos, cada artículo tiene varios modelos y categorías diferentes, el precio de cada artículo, si no hay una forma adecuada de administrar la tienda, es fácil de confundirlo y vender con un precio erróneo.

Apóyate en un punto de venta para agilizar el cobro y pago de tus clientes. Con este tipo de software basta con que registres tu inventario y solo con usar un escáner de código de barras, tendrás disponible la información del producto y el precio.

Confiar en la memoria de los empleados o en un etiquetado puede ser la primera causa de pérdidas para tu negocio. Recuerda que hasta a las grandes cadenas de supermercado les ha ocurrido tener errores en el etiquetado de precios, qué te hace pensar que a ti no te va a pasar y cuando te des cuenta será muy tarde.

Algo importante que debes saber es que un punto de venta también te permite automatizar el cobro de productos sin código de barras como frutas, verduras, productos a granel o aquellos que vendes por pieza.

Te invitamos a conocer todas las funciones y usos que puedes darle a eleventa, un software fácil de usar que te resolverá esas tareas manuales que significan tiempo y dinero en tu negocio.

3. Tareas diarias de administración

Cada día, reserva 20 minutos para completar algunas tareas administrativas simples. Esto incluye cosas como:

• Revisar y registrar los ingresos: comprueba que el efectivo, así como tu cuenta bancaria (con los pagos de los clientes que usaron medios digitales como tarjeta de crédito o débito), coincida con los tickets de ventas

• Registra los gastos: anota todos los pagos que realizas cada día y guarda los recibos en un lugar seguro (preferiblemente digitalmente). Guardarlos en una carpeta o caja de zapatos significa que luego debes vaciar la información a tu computadora, lo que puede llevar más tiempo (y siempre existe el riesgo de perderlos). Hoy en día, la mayoría de los dueños de negocios prefieren tomar fotos o escanear sus recibos y conservarlos digitalmente. Si haces esto todos los días, será mucho más fácil recordar lo que compraste en un periodo semanal o mensual y tu contabilidad estará al día para los cortes semanales y mensuales.

• Si en tu negocio acostumbras fiar, registra qué productos fiaste, a qué clientes y la fecha de pago

Para estas tareas diarias puedes usar una hoja de cálculo en tu computadora.

4. Tareas semanales de administración

Es posible que desees reservar una mañana cada semana para tareas como:

• Pagar a los proveedores, hacerlo a tiempo evita que se acumulen las deudas o que el proveedor deje de surtir

• Revisar el inventario para determinar si hay pedidos que debes solicitar al final de la semana. En una tienda de abarrotes debe haber una amplia variedad de artículos, lo que vuelve complicado saber con precisión qué productos están por terminarse Apoyarte en un software te permite llevar una actualización semanal de tu inventario y gestionarlo eficientemente

• Analiza sobre los faltantes. El robo hormiga es casi inevitable, pero tener un buen control de inventario te ayudará a saber cuáles son esos productos que están siendo fáciles de sustraer sin que te des cuenta. Así podrás ubicarlos en una zona más visible o colocarlos en un estante más seguro

• Vacía todos los datos acumulados de ingresos y egresos que tienes en tu hoja de cálculo al software de administración, toda esa información se carga y almacena de forma segura y nunca tendrás que preocuparte por perder tus archivos si tu computadora falla

• Corrobora que los productos fiados ya hayan sido pagados

4. Trabajos mensuales de administración

Trata de reservar un día cada mes para procesos de administración más grandes, como:

• Conciliación: la conciliación bancaria se trata de hacer coincidir los ingresos/gastos en el extracto bancario de su empresa con las facturas/recibos para que tenga un registro de lo que se pagó

• Corte de inventario: te indicará qué existencias tienes en la tienda y te mostrará qué se vende y qué no. Con estos datos puedes planear promociones mensuales para darle movimiento a esos productos que se están quedando rezagados y planear tus compras

• Revisión administrativa: vale la pena tomarse un tiempo cada mes para verificar cómo va el negocio. ¿Estás entrando suficiente dinero? Esto se puede usar para modificar tu estrategia comercial, hacer ajustes en las marcas que vendes, en las promociones que realizas y en tu estrategia general de precios

Trabajar en tu tienda de abarrotes no solo significa estar detrás del mostrador. Dedicarle un tiempo diario a estas diferentes actividades te ayudará a conocer el estado de tu negocio, lo que hace más fácil detectar áreas de oportunidad.